b）质量手册和程序文件由管理者代表组织编写并审核，报总经理批准发布；
c）管理性文件由行政部组织编写，技术性文件由品质部组织编写，经管理者代表审核后，报总经理批准发布；
d）质量文件和质量记录由各职能部门编制，经管理者代表审批后发布。
4.3文件的发放和保管
4.3.1文件的发放：
a）所有质量管理体系文件（包括质量手册、程序文件、管理性文件、技术性文件、质量文件和质量记录表格等）统一由行政部负责登记、发放。文件发放前，由行政部填写《文件和资料发放/回收表》，文件发放范围由文件编制部门提出，行政部按确定的范围发放，以确保文件使用的各场所都能得到相关的适用版本的文件；
b）发放文件分为“受控文件”和“非受控文件”两大类，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为“受控文件”，受控文件加盖红色“受控文件”印章，注明分发号；非受控文件加盖蓝色“非受控文件”印章。非受控文件经批准可提供顾客或其它相关方面，不作同步修改，过期自行作废。本公司内部发放的受控文件主要包括：质量手册、程序文件、工作文件和各类计划；
c）文件发放时，文件使用者应在《文件和资料发放/回收表》上签收登记；
d）文件因破损或丢失而重新领用时，分发号不变，收回破损文件，并做好相应的发放签收记录；若文件持有者岗位变动，应及时办理转移手续。
4.3.2文件的保管：
a) 本公司发布的所有文件正版（包括原稿）统一由行政部负责存档保管，副本发放各相关部门使用和保存；
b) 行政部负责编制《受控文件清单》（包括有效版本的各种文件和资料）；
c) 各部门对本部门领用的各类受控和有效版本文件应有专人保管；
d) 各部门文件持有人应妥善保管和使用本公司质量手册、程序文件和各类质量管理体系文件，不得随意出借、转让、复制、涂抹、损坏和丢失，并确保文件的清晰、易于识别和检索；
e) 行政部存档保管的文件和各部门收贮的文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方，行政部应对存档文件和各部门收贮文件的保管情况进行检查。
4.4文件的评审、更改、换版、作废和销毁
4.4.1文件的评审:
为确保本公司质量管理体系文件的适宜性、充分性和有效性，本公司在每年召开管理评审会议以前，或当本公司质量管理体系发生重大调整，组织机构、产品结构、经营方式发生重大变化时，由管理者代表组织对现有质量管理体系文件进行评审，必要时予以修改、更新和换版，并再次批准。
4.4.2文件的更改和换版：
a）文件更改时，应由文件更改提出部门填写《文件和资料更改申请单》，说明更改原因及内容；
b）质量手册和程序文件的更改由行政部组织实施，其他文件的更改由各主管部门指定人员进行；
c）文件更改的审批由原审批部门进行，如指定其他部门审批时，该部门应获得原审批所需依据的有关背景资料；
d）所有文件的更改需经管理者代表审核，报总经理批准后实施，更改后的文件名称、内容、日期应作记录，行政部负责文件更改内容记录的存档备案；
e）文件更改次数以0、1、2、3、4……表示，同一章节尽管多处修改，仍以“次”为单位；
f）当合同规定时，文件更改应与顾客沟通并得到顾客认可；
g）所有被更改的文件原件必须由相关部门收回，送交行政部集中处理，以确保有效文件的唯一性；
h）当文件经多次更改后，应及时进行换版，文件换版时仍执行本公司质量手册规定的编制、审核、批准和发布程序；
i）文件换版次数以A、B、C、D……表示。
4.4.3文件的作废与销毁：
a）如因情况变化致使文件失效或因换版致使文件作废时，所有失效或作废文件应由相关部门及时从所发放和使用场所撤出，加盖“作废”印章标识，以防止作废文件的非预期使用；
b）如因某种原因需保留的任何已作废或失效的文件，应加盖“作废留存”印章标识，并另行保存；
c）对要销毁的失效或作废文件，由行政部列表报经管理者代表审批后，统一集中销毁。
4.5文件的借阅和复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件由行政部统一管理，复制文件须经管理者代表批准。
4.6外来文件的控制
a）对收到的外来文件，应交行政部识别其适用性，加盖“受控文件”印章标识，填写《外来文件登记表》并控制发放以确保其有效。
b）行政部负责收集有关国家、行业、的Zui新版本，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
4.7对承载媒体不是纸张的文件的控制，参照上述规定执行。
4.8作为质量记录的文件执行《记录控制程序》。
5相关文件
《记录控制程序》
6记录
《文件和资料发放/回收表》
《受控文件清单》
《文件和资料更改申请单》
《外来文件登记表》
